Colunistas // Mirian Gasparin

Usado para facilitar os pagamentos nas empresas de todos os tamanhos e setores, os cartões corporativos são uma boa forma de realizar transações de maneira segura. No entanto, para que o dinheiro de plástico seja utilizado corretamente, é preciso estabelecer algumas regras para evitar surpresas desagradáveis à saúde financeira dos negócios. 

Para se ter uma ideia do tamanho deste mercado, dados da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços apontam que, só no ano passado, os gastos com cartões de pessoas jurídicas superaram a casa de R$ 240 bilhões, representando uma alta de 30% em comparação com 2021.

Seja como cartão de débito, crédito ou crébito, ou seja, modalidade que une as duas categorias e funciona como um pré-pago, os cartões corporativos podem ser utilizados pelos colaboradores para pagamento de despesas gerais, acerto com fornecedores, reposição de estoque, compra de passagens aéreas, entre outros gastos realizados em nome de uma empresa. 

Para empresas menores, como microempreendedores individuais ou microempresas, o cartão corporativo pode ajudar o empresário a separar as contas da pessoa física e da pessoa jurídica. Aliás, cerca de 50% dos micro e pequenos empresários mesclam as contas pessoais e das suas empresas, o que pode prejudicar tanto na hora de declarar o imposto de renda quanto na parte operacional, como, por exemplo, definir o preço do produto, saber o custo de aquisição de um cliente e organizar as finanças pessoais.

Como o cartão corporativo deve ser utilizado nas empresas visando garantir o controle financeiro e melhorar o fluxo de caixa? 

O primeiro passo é definir os gastos e quais os setores que poderão utilizar o cartão corporativo. Ou seja, para evitar que o uso dos cartões seja usado para uma finalidade diferente da estabelecida, é importante criar regras e segmentações onde essa forma de pagamento poderá ser utilizada. Por exemplo, uma empresa pode estabelecer que o cartão corporativo seja usado apenas em viagens corporativas. Ou ainda, somente em reuniões de negócios ou então para reposição e sempre por executivos ou pessoas em cargos de gerência.

Também é importante estabelecer um determinado valor para os gastos. Para isso, a função de crébito funciona bem, uma vez que o colaborador só poderá utilizar o saldo depositado no cartão.

Outro item que não pode ser deixado de lado é criar processos de fiscalização. Isso significa que a empresa ao definir uma política de gastos, deve fazer com que todos os colaboradores que têm acesso ao cartão conheçam as regras e penalidades, caso o uso seja desviado da finalidade estabelecida. Para isso, as empresas devem criar processos de fiscalização para verificar se os recursos estão sendo gastos de acordo com as normas acordadas. 

Por fim, a gestão financeira dos cartões corporativos deve ser feita via plataforma integrada. O mercado conta com plataformas integradas que permitem o acompanhamento em tempo real das métricas financeiras, com a geração de relatórios em tempo real, via automatização dos processos e operações financeiras.